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筷子生产企业文件控制程序

作者:餐饮用品供应企业来源:一次性餐具生产企业文件网址:http://www.zhtwx.com/

1.目的

本程序对公司食品安全管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制,以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料(即有效版本),防止使用作废的文件,达到保持公司食品安全管理体系运行的符合性的目的。

2.适用范围

适用于本公司一次性筷子BRC包装及包装材料全球标准所使用的文件控制。

3.主要职责

3.1总经理负责公司手册的批准。

3.2管理者代表审核手册,批准程序文件及作业指导书。

3.3各部门负责对其使用的管理性文件进行控制。

3.4办公室负责公司有关食品安全管理体系文件的发放、回收、保存和销毁的归档管理。

4. 定义

受控文件:是指对文件的版本有效性进行跟踪管理的文件。所有与管理体系有关的活动,以受控文件作为依据,任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。

5.工作程序

5.1文件编制、审核、批准

手册由办公室依据一次性筷子BRC标准编制,管理者代表审核,总经理批准,以保证管理体系文件的充分性和适宜性。

程序文件由编写小组依据手册编写,归各部门负责人审核,总经理批准。

作业指导书由需求部门负责人组织编制、审核,并由总经理批准。

5.2文件评审、更新、再次批准

每次管理评审时由管理者代表组织各部门负责人对管理体系文件的适宜性进行评审。

文件需要更改或增加时,由文件更改申请人填写《文件更改申请表》,由原文件审核人审核,经食品安全小组组长核对后,原文件批准人批准后执行。


5.3文件的编号及修订状态

管理体系由手册、程序文件、作业指导书、外来文件、记录表格五部分组成,分别规定编号规则如下:

a)手册:YS-BRC-(2018)发布年号

b)程序文件:YS-QP-顺序号

c)作业指导书:YS-WI-类别-顺序号

d)外来文件:原编号或发布日期

e)表格(记录格式):YS-FM-类别-顺序号。

文件的版本与状态:

管理体系文件的版本和状态格式为第A版,第0次修订,如:A/0,A表示版本号,0为修订次数。修订一次为A/1,修订10次即改版本为B版,以此类推。

办公室适时更新公司的《受控文件清单》,以及时反映公司管理体系文件的实际情况。

5.4文件的发放及保管

管理体系文件经批准后,原版文件由办公室保存并不得外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护,每六个月更新一次,防止丢失或损坏。

文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准,保证在文件的使用处有相应的文件。由一次性筷子厂家统一复制管理体系文件,发放到各使用部门或相关外部人员,填写《文件分发/回收记录表》,由文件使用负责人或其负责人签領。

现场文件由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方,以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画,不准私自外借。保持文件清晰,易于识别和检索。

办公室定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部审核前全面检查各类在用文件的适宜性、有效性,核查各使用者手中的文件,发现问题及时处理。

因破损或陈旧而需重新领用的文件,分发号不变,并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,给予新的分发号,并注明已丢失的文件分发号失效,办公室做好相应发放签收记录。

5.5外来文件的控制

国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件,由公司办公室组织各职能部门识别,经总经理批准后,进行编号和受控发放,并按工作需要进行分发,填写《文件分发/回收登记表》。

外来文件编入单独列表《外来文件一览表》。

公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处,在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。

5.6作废文件的标识

a)当文件不适用或文件持有人变动时,办公室将相应的文件回收,在原《文件中发放/回收登记》栏注明。

7.1b)回收的文件,需要作废的,由办公室填写《文件销毁登记表》,经原批准职位批准后集中销毁。

c)若需要保留时,仅保存原件,同时标明“作废留用”,以防止其非预期的使用。

6.相关文件

7.相关记录

7.2受控文件清单

7.3文件发放/回收记录表

7.4外来文件一览表

7.5文件销毁登记表