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丽竹轻工外销业务流程

作者:一次性筷子来源:筷子生产销售流程网址:http://www.zhtwx.com/

一、合同的签订

  1、对订单回复确认。确认内容:产品名称,规格,质量要求,包装方式,发货日期、价格、数量、交货地点、运费、付款方式等。合同签订后把合同复印一份交给财务备案。如果是新产品,新包装要做好产品资料存档。

二、生产安排

   1、填写生产下单,并让业务部、采购部、生产部、质检部、仓库管理部等相关负责人签字并让其手上各执一份。并做好产品质量看板,如果是外协产品,要求供应商提供产品成品样确认

   2、与仓库保管员沟通,了解并确定原料和包装物的库存情况,与采购部沟通,安排采购计划,与质检部沟通,保证产品质量符合客户的标准。

   3、跟踪生产进度,与客人保持联系

三、报关、报检、运输

   1、联系拖车单位、货代和船运公司。

   2、货物完成生产前一两个星期开始报检。

   3、把出入境货物换证凭条传给货代,并准备报关资料(包括空白盖章纸张)。

   4、寄报关资料前做好核销单的备案并进行登记。(核销单快用完时,在网上申领,丽竹和灵川丽竹竹制品厂各50份)

   5、根据发货日期办理好运输证、检疫证等。

   6、安排拖柜、告知仓库和车间主管,找人装柜或装车(装货时注意外箱是否要填写箱号和商检局商检号和批号等,以及贴不干胶标签的方式)。装柜时,检查货柜或车辆是否干净,干燥、无破漏。

   7、和拖车司机签订托运合同并办好相关事宜。

8、装柜后核对提单,核对无误后叫货代传正本提单,核对装船单据shiping documents 并把正本提单、发票、装箱单和受益人证明传真给客人。根据客户要求制作相关单证,并在规定时间内寄出。

9、告知客户货物到港日并提醒客户支付货款。

10、联系货代船运费明细,开运费发票,并进行登记。

11、在规定时间内收回已报关的核销单,登记好并在网上进行核销,告知财务申请出口退税。

四、结算(结汇)

1、联系货代货物是否已报关放行,放行后告知传真报关底单,并复印一份,连同合同一起交给财务。

2T/T结汇的,接到货款通知后,与银行联系,报检核销单号,持操作员卡到银行结汇。通知财务到银行拿结汇水单。

3、以D/PL/C等方式结汇的,要严格按照客户要求,制作单证,呈交银行,及时结汇,货款到后向银行报核销单号通知财务到银行结汇

         

            签订合同

签订合同要注意的几个问题:

l 1、公司抬头(从灵川丽竹竹制品厂出口就用灵川丽竹竹制品厂的抬头,用丽竹的就用丽竹的抬头)。

l 2、合同的编写(前面应该是出口公司和客户的英文字母的缩写,后面是合同签订的日期,如灵川丽竹竹制品厂出口到FALCON的话,就是XL-FAL-090520,这样的编写有助于财务的做账)。

l 3、货物信息栏里,如果外箱包装有唛头,就写唛头,没唛头就写N/M,货物描述栏里要写明产品名称、规格及包装方式,单价和数量要根据老总报价要求来写,合同金额的计算起码算三遍以上。

l 4、起运港要写明是从哪里起运,是FOB(起运港)还是CIF(目的港)。

l 5、目的港要写的详细些,如不能只写意大利港之类的国家港口。

l 6、合同下面要写明发货时间、付款方式、浮动范围、受益人及账户及其他合客户约定的条款。

l 7、合同写好后,一定要打印出来交给老总审核,审核通过后,要传真给客人,并且拍照发邮件给客人确定。如果客人在两天内无回应,应以电话或邮件方式询问。

l 8、客户回签合同后,一定要把合同原件保存好,如果是在电脑里的回签合同要打印上来,放在相应的文件夹里,以便日后查看。

生产下单

l 1、合同签订后,要立即下生产下单给采购部。和采购部沟通,看下单还有什么补充的,如果不清楚,请问老总,补全下单。和仓库沟通,了解库存情况;和质检员沟通,保证产品的质量符合客户的标准。

l 2、下完单后,要时常了解生产情况,以便和客户沟通,安排运输和报检、报关工作。

l 为了方便今后同类产品的生产,要对每次下单的产品进行信息存档。如:产品名称、规格、内外包装设计图、体积、毛净重等等。

                 

   

l 1、货物完成生产前一两个星期开始报检。在网上报检,并打印报检单,其过程报检员需要亲自操作一两次方可独立操作,实在不熟悉操作的,也可以参考主页上的操作指南。

l 2、报检所需的资料:合同、发票、装箱单、厂检记录单、供货证明、报检单和报检委托书,如果出口日本的国家要另加一份未使用化学药品承诺书,如是新出口的国家,要准备一份声明盖章(其格式在商检资料里有),说明进口国家对出口货物的要求,注意所有的这些单证必须保持一致。厂检记录单和供货证明要用手写,并且复印一份以作备案,迎商检检查。

l 3、在去报检前要登记好报检记录(记录本已有),报检时报检员要熟悉这单的资料,比如说出口的国家、发货日期、货物堆放地、货物名称、规格、数量、进口国家也就是客户对出口产品的要求,还有是否有出口该国家的经历等等,这些信息在被问起时要能答的出来。

l 4、交单后要根据发货日期和审单人联系出单情况。如果要看货的话,要提前通知。

l 5、报检出单后,要把换证凭条传给货代报关

l 6、电子密钥常见问题

       如果电子密钥插入电脑后弹出密钥信息错误的窗口,就关闭所有的网页,重新进入。密钥的口令默认为1234,但是口令输入超过9次即被锁住,要解锁必须写一份解锁说明(电脑里08年各类表格里有样板),附上公司的详细地址和联系人,加上电子密钥寄给北京信诚通公司,邮寄地址在主页的联系我们里面有。

其他问题的操作,可在主页里的,常见问题里找到解决方法。也可以拨打主页上的客服电话进行询问。

 

l 1、寄给报关行的报关资料有:报关委托书(注意盖章,不会可以模仿原来盖好的)、报检委托书、并在委托人那里盖章,发票、装箱单、合同(这三份资料可以直接寄出盖有出口公司的空白张,也可以打印出来寄过去。一式2-3份)、核销单。

l 2、核销单在寄之前先在电脑里备案,如果更改口岸的话,要及时撤销备案,并重新备案,以免影响报关。同时要在记录本上登记号核销单号和合同号及其它相关的需要登记的信息,注意核销单号和合同号一定要配对,最好在寄的资料里面注明核销单对应的合同号,口岸,预计出口日等等,这样负责报关的人就可以帮你核对你所寄出的资料是否配对。

l 报关后,报关行会传来报关底单,此时要将报关底单复印两份,一份交给财务做账,连同和报关单上一致的合同交给财务,另一份留底备案。  

   

l 1、备案:寄报关资料前要进行核销单备案和登记

其操作过程:登陆,----点击手指图标-----输入IC卡密码:60712121----出口收汇------口岸备案。

备案的海关代码:黄埔海关:5200  深圳海关:5300  南宁关区:7200

广州关区:5100,如果要撤销备案,操作:核销备案----输入核销单号---查找---撤销----确认,要重新备案的,其操作和备案的操作一样。

l 2、核销(数据报送,用电子口岸)


报关后要进行核销单核销,也就是进行报关数据报送,这样才可以进行退税。其操作过程:出口退税----数据报送-----全体报送-----提交单证---提示所交的单证条数-----确认。登陆网站     手指


  输入    IC

l 3、核销单用来报关后的两个月内要向货代催回核销单,以免核销单过期不能退税

l 4、核销单申领

先在网上进行申领,操作过程:出口收汇---核销单申领(申领丽竹的核销单就用丽竹的口岸卡进行申领,灵川丽竹竹制品厂的就用灵川丽竹竹制品厂的卡)----输入申领的份数----申领成功。

去三里店大圆盘的中国人民银行一楼的外汇管理局领取核销单。所带的资料有:盖章的委托书(其形式在08年单证的各类表格里有),领取人的身份证复印件(两面复印),电子口岸卡。注意别拿错卡也别盖错章。

l 核销单盖章

核销单领好后,要参照之前未使用的已盖好章的核销单进行盖章。

         电子口岸卡

l 1、电子口岸卡用于网上核销单备案、领取、核销、数据报送时是计时卡,即使0.30./分钟。所以在操作上要有技巧。第一,在网速极其缓慢的情况下,如果不是很急用,就可在别的时间等网速恢复后再使用。第二,也就是最重要的,操作完后要返回主页,点击退出系统,然后拔卡,如直接拔卡,内部系统会按照拔卡后另加15分钟计费。

l 2、电子口岸卡充值

在主页上进行网上购卡,填写购买单,记下汇款账号和开户行,然后到石油六公司旁的建设银行进行汇款,一般我们购买的是200元一张的计时卡。汇款后把回执单按照网上所提示的传真号码传真给售卡公司,半小时内即可获取卡号和密码。

然后登陆主页,输入电子口岸卡的IC密码进行注册,输入卡号和密码即可充值。

               

l 1、需要办理运输证的,注意运输证的有效期是4天,如果收货人是福建,运输证有效期为七天,去高新区的办证大厅的林业局窗口办理。(办证大厅在海关的旁边)

l 2、办理运输证时要带的资料有:办理运输证申请单、检验检疫申请单、(在申请单上加盖公司丽竹的公章)旧的别人送货过来的运输证和检疫证,以证明待发货物来源和质量已检验合格,如果旧的运输证已经过期,要得到林业局领导的签字才可使用,盖章的话要去到北极广场那边的林业局108办公室盖章(带上公司竹木制品生产许可证副本),证明仍有库存。

l 3、订单完全生产完前一个星期要安排拖车、船运等事宜。联系船公司如果遇到困难可以叫货代帮忙联系船,并询问船期好催生产部按时完成生产。届时要填写订舱资料,填写时注意毛重和体积的计算,可以根据以前的订单或询问生产部得知这些数据。

l 4、如果当日从厂里装车的,要及时通知车间主任,安排人装车,同时要写发货通知,让厂长或老总签字,并交给仓库管理员。

l 5、装车前检查箱内包装是否包装正确,外箱是否已按客户要求打包,是否要贴生产批号,书写箱号,是否要贴不干胶标签等等,这些包装的事情要完全按客户的要求去办

l 6、装车时要和司机签订托运合同,落实运费和付款方式,一式两份,司机一份自己一份,以便司机来公司结运费时能找到依据,避免运费纠纷。叮嘱司机要开运费发票,一定要保存好。

l 7、装车后要告知客户货已发,待客户收到货后,给客户开发票,开发票的要求要事先与客户沟通好,客人收到发票后一个星期未付款,要记得催促其付款

l 8、货物装船后,货代会传来报关底单,此时要核对报关底单上的重要信息是否正确,商品编号是否是10位数,如果报关行写的不是10位数要记得叮嘱其下次务必要写全10位数,以便财务退税。记住发货数量,并告知吴姐,同事把报关单复印,连同匹配的合同一起交给相应的财务。注意如果报关单上写有货物规格的,交给财务的合同也要有规格的,如果没有就不需要。灵川丽竹竹制品厂出口交给刘姐,丽竹出口的交给林姐。

l 9、货物装船后,货代也会传来提单,此时要认真核对提单内容。如出口公司、收货人的通知方的公司名称地址、装运港和目的港、货物代码、名称、柜量、毛重、体积等等重要信息是否正确,核对好后,如果客人需要出正本提单的就叫货代出正本提单,如果是电放的,就不需要提单,但是同时也要核对好电放资料。

l 10、装船后不久,货代一般会传运费发票过来,此时要进行核对并和以前的运费进行对比,并写付款申请单,让老总签字。而后把发票交给吴姐,做好发票领取登记。

           

l 1、正本提单三正一副出来后,要把正本提单三份(把货物的详细描述写清楚)、发票三份(要注明受益人是谁、银行账号)、装箱单三份(实际的发货数量),寄给客人。寄之前要先在这些单证上盖好中英文的受益人公司的章(提单不用盖章),可以拍照发邮件传给客人,也可以传真给客人,一两天后客人无回应或表明已收到资料就可以把这些资料寄给客人。如果客人需要受益人证明的,如SISMA,就附上受益人证明一起交给客人,如果客人还需要办理产地证的,就也把产地证寄给客人等等。

l 2、给客人船运资料后要告知客人,并告知货物预计到港日。

l 3、根据实际情况,对客人进行催款。

                 

一、货款结汇

l 1、如果T/T结汇的,得到银行通知后,要立即告知李姐,并告知银行核销单号,把结汇资料:电子口岸操作员卡,出口收汇说明和授权委托书,放在一个信封里交给李姐。(卡和资料要和结汇公司保持一致)

l 2、如果是得到提单后马上去银行结汇D/PD/AL/C货款结汇,要把整套单证交给银行:发票、提单装单箱一致各3份都要盖中英文章,正本提单背书,只背正本还要签老总的名字(提单背面要盖中英文章)、买方的D/PD/A账号和信用证,和一份客户联系单(没有得话在银行领取),客户联系单的填写可参考之前已填写过的。

l 3、交单时,到中国银行桂林本部三楼找小谢。具体的操作如果不太确定,交单前最好先打电话给小谢以便确认。她的电话是:2842882

二、预付款结汇

l 1、如果是预付款结汇,首先要告知中行小谢,她会告知一个国际收支申报序号,此时要记下该号码。其次登陆国家外汇管理局网上服务平台进行预付款结汇登记,操作过程:输入结汇公司的组织代码和密码。丽竹组织机构代码:745136391,密码:******,灵川丽竹竹制品厂组织代码:708771097,密码:******.

操作流程:预收货款登记管理----合同登记-----提款登记

地区代码:450300   金融机构代码:0001,金融机构顺序码:01   国际收支申报序号:打电话告诉小谢要进行预付款结汇时得知的那个序号。

l 2、由于当日所登记的预收货款信息,外汇管理局在当日晚上11点要进行审核,所以要确保当天登记的信息正确于第二日可在提款登记查询里查询到前日所登记的信息,也可用电子口岸卡登陆电子口岸网进行收汇查询。登记成功,审核通过后,第二日即可进行货款结汇,此时带的资料和T/T货款结汇的资料一样:电子口岸卡、出口收汇说明和授权委托书。

l 注意:如果核销单已用来报关,则不可以进行预付款结汇,到时可用作货款结汇。这就是外汇管理局要审核当日所登记的预付款信息的原因。

l 如果不熟悉预付款操作流程的话,可以查看其主页的操作指南。此指南已下载到电脑的D盘,桌面东东的文件夹里。

三、做好预付款的记录,以便最总结汇查询、核对。

祝:各位工作顺利!

                                                 2010-12-4

桂林市丽竹轻工竹制品厂

版    本

A.1

第2章

竹制品二氧化硫检测作业指导书

文件编号

YS-QW-02

工序名称

竹制品含硫量检验

使用材料

竹制品(需要检验的竹筷、竹签等)

检验项目

竹制品的二氧化硫含量

管理项目标准

合格的为:含硫量≤600mg/kg,其中出口日本的≤400mg/kg

使用检验材料

滴定管、烧杯、蒸馏瓶、乙酸铅溶液、淀粉溶液、稀盐酸、碘溶液

设备仪器

使用条件

整洁、干净、卫生的化验室环境

含硫量检测原理

在密闭容器中对试样进行酸化并加热蒸馏,以释放出其中的二氧化硫,释放物用乙酸铅溶液吸收。吸收后用浓酸酸化,再以碘标准溶液滴定,根据所消耗的碘标准溶液量计算出试样中的二氧化硫含量。

备样

1. 从原料仓库取竹筷(竹签,竹串等)样品,把附在样品上的竹屑、碎片等清理干净。

2. 把样品截成25px长的小段,取5g—6g样品(精确到0.01g)。

稀释溶液

1.      盐酸(1+1):按浓度为1:1稀释,即浓盐酸用水稀释1倍。

2.      稀释乙酸铅溶液(20g/L:称取2g乙酸铅,溶于少量水中并稀释至100ml

3 .碘标准溶液【cI2=0.010mol/L:将碘标准溶液(0.05mol/L)用水稀释5倍,即10ml的碘配40ml的水。

4. 淀粉溶液(10g/L:称取1g可溶性的淀粉,用少许的水调成糊状,缓缓倾入100ml的沸水中,随加随搅拌,煮沸2分钟,放冷,备用此溶液应临时新制。

操作流程

1、将称量好的样品放入圆底蒸馏瓶中,加入250ml水,装上冷凝装置,开水龙头,使竖杯内(冷装凝装置)盛满水,检查好三个接头的稳定性。

2、取25ml稀释过的乙酸铅溶液置于锥形瓶中,置于冷凝管下端。注意:冷凝管下端必须浸入到乙酸铅吸收液中。

3、然后再往圆底蒸馏瓶中滴入10ml的稀释好的盐酸溶液,立即塞盖,把圆底蒸馏瓶放置于加热装置上加热。

4、等到水沸腾15分钟后,移开乙酸铅溶液后再停止加热,以免倒流,影响乙酸铅溶液的准确性。

5、戴着手套取下圆底蒸馏瓶,把样品倒入篮子里。

6、往碘滴定管滴入稀释过的碘溶液到0刻度的位置,并确保滴管开关的严密性。

7. 向取下的乙酸铅依次滴入10ml的浓盐酸和1ml的淀粉稀释溶液,摇匀之后用碘标准溶液cI2=0.010mol/L】滴定至变蓝在30s内部褪色为止。

桂林市丽竹轻工竹制品厂

版    本

A.1

第2章

竹制品二氧化硫检测作业指导书

文件编号

YS-QW-02

含硫量

计算公式:试样中的二氧化硫总含量计算公式:

Xso2= (A - B)  *0.01*0.032*1000/M

式中:A:滴定试样所用碘标准滴定溶液(0.010mol/L)体积;

     B:滴定试样空白所用碘标准滴定溶液(0.010mol/L)的体积;

     M:试样重量;如:


A(ml)

B (ml)

M (g)

X (g/kg)

试样1

5.2

0.2

5.37

0.298

试样2

5.6

0.2

5.58

0.310

结果:Xso2=0.304g/kg  (两个试样的平均数)

实验后

1、       实验完成后,要清洗好所使用过的仪器,并把实验台擦干净,把仪器和试剂放在柜子里。

2. 记得给样品留样约10份,统一用透明塑料袋包装好,并在上面写上标签,注明样品名称、检测日期和收货单号。

3. 打扫实验室。

4. 填好二氧化硫实验报告,并登记好相关记录。

空白试验说明

备注:在进行实际样品试验前,先做空白试验测试。做法和检测样品中的二氧化硫操作一样,只是在做空白试验时,不需要往圆底蒸馏瓶中放入样品。

不合格品处置

告知采购部处理安排退货

相关质量记录表单

二氧化硫检测报告、含硫量检测报告送达单