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一次性竹筷子生产厂家竹制品原材料物资采购管理制度

作者:竹筷材料采购员来源:一次性竹筷采购部门网址:http://www.zhtwx.com/

一、目的

为规范公司一次性筷子原材料物资采购工作及物资采购部门的工作行为,特制定本办法。

本办法适用于公司各项竹制品采购活动。

二、物资采购范围

1、筷子生产所用原材料、辅助材料(含直接材料、间接材料、消耗品);

2、筷子生产机器、设备、工具(含零配件、量具、检验仪器、模具等);

3、国内外竹制品贸易各项物资(包括半成品、成品);

三、采购计划

(一)公司物资采购部,应根据公司财务部核定的可供应资金计划数,根据市场营销部的销售订单计划结合一次性筷子库存物资的数量、生产耗用进度的实际需要,编制采购计划。市场营销部应提出销售订单和签订的贸易供货合同,生产部及其他有关部门应提出生产工作中所需要物资的申请采购计划。

(二)采购计划,包括现款采购、赊销采购、应付账款付款的计划。采购计划按照审批权限报送主管副总经理、总经理批准后组织实施。

(三)各部门临时急需的物资采购,必须事先上级领导审批后,采购经办人方可实施采购,未经批准不予采购。

四、采购原则

(一)严格执行询价、定价程序

凡未通过招标确定一次性竹筷供货商的物资采购,每次采购金额在2000元以上,必须有三家以上供货商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上,进行综合评估,并与筷子材料供货商进一步议定最终价格(临时性应急购买的物品除外)。

(二)合同会签制度

原则上,各种物资采购必须以合同形式签约,2000元以上物资的采购合同,必须经过有关部门如生产管理部、质量安全部、财务部共同参与,调研汇总各方意见,经公司主管领导审核,总经理批准签约。

(三)最低价搜寻原则

采购部及其人员应随时搜集市场价格信息,建立一次性筷子供货商信息档案库,了解市场最新动态及各地区竹材竹制品最低价格,实现最优化采购。  

(四)采购人员廉洁制度

1、自觉维护企业利益,努力提高采购材料质量,降低采购成本。

2、廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向筷子供应商伸手。

3、严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

4、工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。 

5、努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

五、采购业务操作规程

(一)、询价及供货商的选择

1、采购部应经常了解和掌握市场的信息、价格变化情况,物资采购坚持货比三家。

2、一次性筷子原辅材料的供货商必须证照齐全,具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供货商,必须经过送样检验并达到符合供货要求。

3、对于大宗物资和经常使用的原辅材料,采购部应全面地了解掌握供货商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供货商档案,做好业务记录,会同公司相关部门对供货商定期进行评估和鉴定。一次性餐具辅料应同时由两家以上供货商供货,以保证货源、质量和价格合理。

4、为保证原、辅、包材质量的稳定,供货商也应相对稳定。为确保供货渠道的畅通,防止意外情况的发生,对于生产运营所必需的物资,应有两家或两家以上供货商作为后备供货商或在其间进行交互采购。

5、对于零星且规格繁杂的筷子包装物资,按采购计划要求,采购部门应向三家以上供应商询价,选择合适的供货商,签订特约供货协议。

(二)采购合同的签订与变更

1、合同条款的谈判由采购部门负责。

2、合同的会签,由物资采购部、生产管理部、质量安全部、财务部共同参与完成。

3、合同的审核,由分管物资采购工作的公司领导负责。

4、合同的审批,经公司总经理批准并签字,同时加盖公司印章或公司合同章。

5、采购合同,一式三份,一份送供货商,一份送公司财务部,一份留在物资采购部。

6、采购合同的变更,亦按照上述程序规定办理。

(三)现款采购

1、采购经办人必须根据核准的采购物资名称、规格型号、数量、价格进行采购。采购物资进厂时,由采购经办人填开《收货单》经质检部门检验合格后,由仓库点数入库并登记库存台账。

2、大额(指单笔付款金额在2000元以上的)、批量物资现款采购的付款事务统一由财务部出纳办理,未经批准采购经办人不得擅自付款。

3、采购经办人对供货商出具的票据及《收货单》,经初审无误后填写《采购付款申请单》连同供货商出具的票据及《收货单》客户联报送经办财务部会计初审,经审核无误后报送财务部经理复审、总经理审批。审核要点:

(1)采购物品的名称、规格型号是否与《采购申请单》、供应商出具的票据(收据)、《收货单》所列明的名称、规格型号一致;    

(2)《收货单》上质检、仓库经办人员是否签证齐全;

(3)供应商出具的票据(收据)是否符合税法及本公司财务制度规定;

(4)采购数量是否突破采购计划、采购价格是否高于计划控制价、是否属于当月的采购物资。

4、财务部出纳必须根据本公司有关规定办理付款手续。

(四)赊销采购

1、赊销采购付款事务统一由财务部出纳办理,严禁采购经办人擅自付款。

2、采购物资进厂入库手续基本上与现款采购模式相同,所不同的是《收货单》客户联作为供货商结算货款的依据。

3、付款期限原则规定如下:有采购合同的,按照合同规定的付款时间付款;没有采购合同的,在入库的3个月后付款。

4、应付账款挂账手续按照以下规定办理:

(1)由采购经办人填写《赊销采购挂帐申请单》一式两联,连同《请购单》、《收货单》报送经办会计审核,经审核无误后报送财务部经理复审,复审结果经财务部经理签字后,一联退采购经办人备查,一联由经办会计入帐核算。

(2)应付账款入账时审核要点:

①采购筷子材料的名称、规格型号是否与《申购单》、《收货单》所列明的名称、规格型号一致;

②《收货单》上质检、仓库经办人员是否签证齐全;

③采购数量是否突破采购计划、采购价格是否高于计划控制价、是否属于当月的采购物资。

5、应付账款付款手续按照以下规定办理:

(1)在规定付款期由采购经办人向供货商收取票据及《收货单》客户联,经初审无误后填写《付款申请单》连同供货商出具的票据及《收货单》客户联报送经办会计审核,经审核无误后报送财务部经理复审,总经理审批。

(2)对《付款申请单》及供货商出具的票据及《收货单》客户联单证不齐的,财务部有权拒绝受理。

(3)应付账款付款时审核要点:

①付款期限是否符合合同或本公司有关规定;

②供应商出具的票据(收据)是否符合税法及本公司财务制度规定;

③付款额是否已在账内核算反映, 是否突破当月赊购采购付款计划。

(4)财务部出纳必须根据本公司有关规定办理付款手续。

(五)采购物资的交货验收

1、采购的物资在供货方交货前,公司质检人员和采购人员应按照销售订单和采购合同条款规定要求,一一进行竹材检查验收,确认无误后,才让供货方交货发货;

2、采购物资运到本公司时,及时办理验收、入库手续,先由物资采购部门对照核对采购计划,经确认无误后开具《收货单》;

3、物资入库验收实行质检员、仓管员、采购员联合作业,对物资质量、数量进行严格检查,做到货板相符,把好物资入库质量关,检验合格的入库物资交仓库进行点数入库,对不合格的物资严禁办理入库手续;

4、供货方应及时提供物资的证明和有关票据,以便结算入帐;

5、及时把物资出竹材入库手续,及时送交财务部,保证账物相符,账账相符。

六、物资采购中的分工与责任

1、物资采购部,负责统一办理公司的物资采购业务,其他部门或个人不得擅自采购(临时性应急购买的物品除外)。

(1)负责合同条款的谈判,付款申请、索赔,市场信息的收集,采购档案的建立;

(2)根据批准的采购计划组织采购,除零星采购外,批量采购业务必须先与竹制品供货方签订采购合同,采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内,若因市场行情发生较大变化时,经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》,并报请财务部门备案;

(3)负责与供货方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜,及时与相关部门通报;

(4)对现款采购的材料物资,付款时审核供货厂商的结算凭证和公司的入库凭证,经审核无误后,签字确认,报送有关部门及总经理审批付款。

(5)对赊购物资在公司规定的挂帐结算日,审核供货厂商提交的入库单、退货凭证,根据采购合同规定条款,编制挂帐结算单,报送财务部门审核。

(6)采购人员要自觉接受财务部门对采购活动的监督和质询,公司对在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为,有权严肃处理,直至追究法律责任。

2、市场营销部,负责向物资采购部提出方便筷销售订单、贸易物资采购合同;负责货物发运;参与采购合同的会签;根据产品销售趋势,拟订材料采购价格要求。

3、生产技术部,负责向物资采购部提出生产所需的物资计划;参与采购合同的会签;根据公司一次性筷子产品销售趋势、生产加工能力,为降低采购成本,减少采购费用,会同销售、采购、仓储、财务部门拟订大宗消耗原辅材料的库存储备安全定额,报公司批准后执行。

4、仓库负责卫生筷生产材料入库验收、发货工作,对质检验收合格的物资办理验收入库手续,并对入库采购物资负保管责任,如工作马虎,不负责任,造成入库物资短缺或损坏的,应负经济赔偿责任。

5、质量安全部,负责采购物资的质量检查验收,参与采购合同的会签。

6、财务部门,负责审核物资采购及销售的货款结算、收付款,以及物资采购全过程进行财务监督。

(1)、对货款结算凭证进行合理性、合法性审核,发现问题督促有关部门纠正,避免给本厂造成经济损失。

(2)、在对一次性筷子采购物资结算付款时,应当认真审核《申购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《付款申请单》、《收货单》、《发票》或《收款收据》等有关单证,账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理审核手续。

(3)、及时回收货款。

(4)、做好与仓库、采购、销售部门的每一账单、账物的核对工作。

(5)、做好采购全过程的财务监督,物资材料价格的核查,合同条款的审核和支付款项的事前事后监督。

                                灵川县丽竹轻工竹制品厂

                                           2011年8月1日